Esa importancia está remarcada por el hecho que el Ministerio de Vivienda, que financia los programas, y la ANV, que controla su desarrollo, disponen, de acuerdo con el art. 96 de la Reglamentación 2008 (RM 540/08 y modificativas) que “en caso de existir un desvío del cronograma en más de un 15%, tanto en los montos invertidos como en el plazo de ejecución, que no sean justificados por los servicios técnicos, se hará una revisión del proyecto cooperativo por parte del MVOT”.
Ya hemos señalado en la nota referida que reprogramar es redimensionar el plazo de obra para adaptarlo a las nuevas circunstancias, pero que no puede ni debe quedarse en eso, sino que debe evaluarse qué es lo que está andando mal y motiva que no se cumplan los plazos, y qué debe hacerse para corregirlo, lo que puede a veces permitir reencarrilarse hacia el plazo original, pero debe siempre llevar, por lo menos, a que los atrasos no se sigan produciendo.
Pero lo que anda mal (la organización de la obra, el número y rendimiento de los contratados, el cumplimiento de la ayuda mutua, la planificación realizada, los suministros, etc., etc.) no sólo repercute en que no se avance al ritmo necesario, sino también en que la obra se desfinancie, o sea que el dinero disponible no alcance para cubrir todos los gastos e intervenciones que es preciso realizar. En consecuencia, en algún momento el dinero comenzará a faltar, no se podrá comprar los materiales ni pagar los jornales necesarios, y si eso no se soluciona… la obra no podrá terminarse, por lo menos no como estaba prevista. Habrá que dejar rubros sin concluir, para utilizarlos como “economías” o directamente porque el dinero no alcanza.
Esto, si los plazos previstos se prolongan exageradamente (por ejemplo, obras previstas para veinticuatro meses que se terminan en 36 o 40) va a ocurrir con seguridad, por el impacto que causa la multiplicación de los costos fijos, como el sueldo del capataz (el costo total de éste es directamente proporcional al plazo) pero también puede ocurrir -aunque la obra esté en plazo-, simplemente porque los recursos se usaron mal. Por ejemplo: si se está comprando más caro que lo que se presupuestó, porque no se lo hace a precios convenientes, o porque algunos insumos subieron más que la UR, y la diferencia se va cubriendo con el anticipo, cuando éste se agote, ya no habrá forma de compensarla, y, lo que es más grave, el anticipo se seguirá descontando de cada cuota, con lo que cada vez la brecha será mayor.
Para prevenir que estas cosas no pasen, es necesario tener, permanentemente, una idea de qué está pasando con el financiamiento de las obras, para conocer a tiempo los problemas que surjan, y disponer del lapso necesario para disponer correctivos y que éstos den resultados.
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Pues bien: la herramienta para conocer lo que está pasando con el financiamiento de la obra es el presupuesto de saldo de obra (PSO), es decir, como indica su nombre: la cuantificación del total de ingresos y egresos necesarios para dar completa realización al proyecto aprobado. Esto tiene similitud con el estudio del flujo de fondos hasta la finalización completa de ese proyecto, pero no es en absoluto la misma cosa: en primer lugar, porque lo que el flujo indica es la situación financiera, es decir qué es lo que está quedando como excedente o cuál es el faltante, mes por mes, al comparar el saldo de caja más los ingresos previstos y restarle los egresos correspondientes, de modo que lo que señala, en definitiva, es la evolución temporal de los recursos que la cooperativa dispone, mientras que el PSO lo que muestra es el resultado final: si los recursos van a alcanzar o no (o sea: si la obra se va a terminar o no con los recursos asignados). La otra diferencia, la más importante, es que el flujo de fondos en general se hace con base en el presupuesto original (que, al momento de la obra, puede tener dos o tres años de antigüedad y no reflejar la realidad) mientras que en el PSO un elemento esencial es actualizar el presupuesto al momento en que se lo hace, con lo cual refleja una visión más fiel de los costos. De todos modos, no es una cosa o la otra, sino las dos, porque establecer el flujo de fondos también es necesario[1].
Es importante señalar que al hacer el cálculo de los ingresos, se trata de los que se van a obtener desde el momento que se hace el PSO al final de la obra, lo que incluye el préstamo estatal; el valor de la mano de obra a incorporar y/o el ahorro propio, si existen, y cualquier otro ingreso que esté previsto, y no debe incluir la devolución de las retenciones que sobre cada avance hace la ANV, porque esa devolución se hará después que la obra esté terminada, ya que requiere la aprobación de las finales con el BPS y la intendencia correspondiente y debe reservarse para hacer reparaciones o corregir fallas, si fuera necesario.
En cuanto a los egresos, hay que incluir también todos los que deben hacerse para culminar sin deudas, o sea los pagos por materiales y mano de obra y otros contratos a realizar, y al instituto asesor, pagos de servicios, aportes y trámites que sean necesarios, y la cancelación de las deudas que la cooperativa pudiera tener impagas, así como los intereses que eventualmente deban abonarse por diferir pagos.
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¿Cómo se hace un presupuesto de saldo de obra? Como un presupuesto cualquiera, sólo que, en este caso, en vez de abarcar toda la obra y todos los recursos disponibles, sólo se incluye lo que falta hacer y los recursos que falta recibir.
Un presupuesto es, en definitiva, un cálculo, a valores actuales, de lo que va a costar una obra, incluyendo todo lo que es necesario pagar: según la reglamentación 2008 (RM 540/08, art. 34), para las cooperativas de usuarios:
“a. valor de construcción: materiales, mano de obra contratada, leyes sociales, mano de obra por ayuda mutua y leyes sociales economizadas, cuando corresponda, e impuestos correspondientes a las viviendas, el salón comunal, infraestructura interna al predio de propiedad privada de la cooperativa y local de subestación;
b. Costo del terreno incluido impuestos;
c. Honorarios de Asistencia Técnica incluido impuestos;
d. Gastos de Permiso de construcción y demás trámites necesarios incluidas sus correspondientes habilitaciones;
e. Conexiones domiciliarias;
f. Gastos generales generados en la obtención del préstamo”.
Algunos de los rubros citados comprenden una sola unidad (por ejemplo, el terreno) y otros, muchas unidades, por ejemplo, dentro de los materiales, los ladrillos, las aberturas o el hierro necesarios. Entonces, el primer paso es hacer un metraje, o sea, para los rubros que constan de muchas unidades, calcular cuál es el número de ellas que debemos utilizar, por ejemplo: cuántos ladrillos llevará la obra. Hecho esto, multiplicando el número de unidades por el costo de cada una, tendremos el costo del rubro, y sumando los de todos los rubros, tendremos el costo total. Es interesante tener claro esto, porque si el proyecto no se modificó, el metraje tampoco se habrá modificado, y por lo tanto actualizar el presupuesto sólo requerirá poner los precios actuales y que la computadora haga de vuelta las cuentas. De modo que el trabajo que lleva hacer un PSO es sólo ver, con el cronograma del avance real en la mano, qué es lo que falta hacer y buscar los precios actuales de cada insumo y con el informe económico en la mano, qué es lo que falta cobrar. Por lo tanto, es una tarea simple y se puede hacer con cierta continuidad.
Y si tenemos el PSO, también será interesante hacer el flujo de fondos con esos valores, lo que será más realista que hacerlo con los originales, que pueden haber cambiado, a veces mucho.
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Finalmente, ¿qué resultados puede arrojar el análisis del presupuesto de saldo de obra y el flujo de fondos?
Luz verde: los egresos al final de la obra cerrarán con los ingresos (excluyendo de éstos, como ya se dijo, la devolución de retenciones, porque es posterior y debe dedicarse a egresos todavía no conocidos); por lo tanto, la obra se podrá terminar completamente, tal como fue proyectada y soñada (esto surge del PSO), y no habrá mayores inquietudes financieras en su transcurso, que no puedan ser resueltas más o menos sencillamente recurriendo al crédito o haciendo algún ajuste en el cronograma para adelantar un rubro más rendidor, o postergar uno deficitario.
Luz amarilla: porque el PSO refleja que los recursos no van a alcanzar, aunque la diferencia no sea muy grande, y entonces habrá que pensar en hacer alguna economía, porque la otra alternativa (aumentar los recursos) no es muy viable (el Ministerio no los va a aumentar y la cooperativa no tiene cómo). Y también luz amarilla si el flujo de fondos revela momentos en que la cuenta “ingresos-egresos” da demasiados números rojos que no se arreglan con aspirinas, y entonces habrá que actuar, en lo posible, sobre el orden en que se abordan los rubros, para que los superavitarios que pueda haber se hagan antes.
Luz roja: el PSO muestra una diferencia importante, que hay que atacar ya, para que haya tiempo para que la medicina surta efecto, y eso implica hacer economías y reorganizar la obra para que sea más eficiente. Y lo mismo si el flujo muestra números rojos demasiado frecuentes, lo cual en general viene atado con los desarreglos que muestra el PSO.
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¿Y cuándo deben hacerse el flujo de fondos y el PSO? El flujo de fondos debe actualizarse permanentemente, porque es el que comanda la actuación financiera (cuándo se va a comprar, cómo se va a pagar, el empleo del crédito y el contado, el uso del anticipo, el aprovechamiento de ofertas, etc.) y debe ajustarse al hacerse un PSO, porque éste, al modificar los costos de los rubros, va a modificar también el flujo de fondos.
Y el PSO hay que hacerlo, imprescindiblemente, al menos una vez, al promediar la obra, para saber cómo está el panorama con tiempo suficiente para revertirlo, si no está bien; preferentemente, otra vez más, al llegar al 75% del avance, para hacer un último ajuste, si es necesario, y además toda vez que se adviertan cambios o problemas (como, por ejemplo, el actual aumento del dólar) que hagan importante una mirada hacia adelante, hacia el final del túnel, y también sobre el camino a recorrer.
Equipo DAT
[1] El Presupuesto de Saldo de Obra es conocido o denominado por algunos técnicos con otros nombres, lo que no cambia su esencia: lo que importa es que no se lo confunda con el flujo de fondos y que muestre una proyección, al momento en que se realiza, de cómo terminará la obra.